یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :

  • واژه پردازها
  • برنامه های صفحه گسترده
  • برنامه های پایگاه اطلاعاتی
  • برنامه های انتشار دسکتاپ
  • برنامه های مدیریت پروژه
  • برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
  • جستجو گرهای وب
  • برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
  • برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
  • برنامه های مدیریت سیستم مالی
  • برنامه های نگهداری طلاعات پرسنلی ( 2001، Green )

2-1-5 اداره مجازی ( Virtual   office )

گفتیم که امروزه MIS  از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمد می باشد . اولین پدیده ای که ورود این در نظر داشتن موسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می گردد . اولین اتوماسیون داری(Office) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده  می گردید . بعد ها نیاز های ارتباطی  مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده گردید . در سالهای اخیر ، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته می باشد که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها انجام می شود . موقعیتها ی از راه دور که شامل خانه ، اتاقهای متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن می باشد باشند ، اداره  مجازی نامیده می گردد ، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی زیرا کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی ، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات اکثراً شامل کارکنان می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعمق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت . که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهای تلفنی مدوم ، بکار بردن کنفرانس های تلفنی ، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون در نظر داشتن اینکه چه کسی آن را بکار   می برد . افزایش بهره وری می باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارشها  بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند . کنفرانس  از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد . سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به غیر از اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری می باشد اما عمومیت آن از به وجودآمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس میسازد . سیستم های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده می باشد . نشر رومیزی برنامه کاربردی  در اتوماسیون ادارات می باشد کهپ توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای  و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوند های ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد . بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند ( مک لوید،1387، ص 394- 393 ).

 

2-1-6 نمونه کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری

2-1-6-1 سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )

مثالهای فروش :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد های فروش.

مثالهای تولید : کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تجلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کاربا دستگاهها یا نگهداری آنها .

مثالهای مالی : کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید ( مک لوید،1387، ص 401).

شما می توانید مطالب مشابه این مطلب را با جستجو در همین سایت بخوانید

2-1-6-2 سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی  ( ECS )

مثالهای فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانسهای ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل  فروش انجام شده می باشد ، متناسب کردن تمام مراحل کار در فرایند های پیچیده فروش .

مثالهای تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع معضلات کار با دستگاههای  جدید ، کنفراسنهای ویدئوئی برای هماهنگی تولید با برنامه های فروش ،سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوز های لازم بوده می باشد .

مثالهای مالی : پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درمورد وام و تسهیلات مالی ، کنفرانسهای ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی  حقوقی ( مک لوید،1387، ص 402).

برای دانلود متن کامل اینجا کلیک کنید