از دیدگاههای متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده می باشد که در این جا به دو نمونه از انها می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

  • در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .
  • در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشور های بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف )
  • در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور (صرفی زاده ، ص 241:1380).

2-1-2 ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته می باشد . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، تأثیر برجسته ای داشته می باشد . با یان حال ، ناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده می باشد و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و بهره گیری از فناوری مقصود کنیم ( مک لوید،1387، ص 123).

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می گردد که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند . وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می گردد ( همان منبع،1387، ص 123).

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید می باشد و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک پژوهش پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده می باشد که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکی روانی او می گردد که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر به شمار می رود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران می باشد ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا اندازه آن را کاهش دهند ( همان منبع،1387، ص 124).

2-1-3 بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار1  هست که  افراد می توانند با بهره گیری از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می توان با بهره گیری از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه نمود که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گیری از این سیستم می تواند بدون دخالت دست  بشر تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با بهره گیری از این سیستم کار های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح می باشد . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی بهره گیری نمود ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای اقدام کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی تأثیر ببندد. حال این پرسش مطرح می باشد که آیا مدیریت سازمان بایستی از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز کردن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان بهره گیری کند ، یا اینکه بایستی به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات  درمورد مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز کردن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید  بهره گیری می کنند . اما در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز کردن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرایند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل نظاره می باشد  ( دفت ، 1390 ) .

سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی بهره گیری کرده اند .

شما می توانید مطالب مشابه این مطلب را با جستجو در همین سایت بخوانید

برنامه های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند ( 2001Green, ).

1 Workflow   automation

برای دانلود متن کامل اینجا کلیک کنید